PRAXISWISSEN ZAHNÄRZTE / ZAHNÄRZTINNEN BAND II: ERFOLGREICH SELBSTÄNDIG!Kanzlei Martin - Kanzlei für Heilberufe 2 2. Auflage, Würzburg, Juli 2022 © Kanzlei Martin, André Martin, Rechtsanwalt, Fachanwalt für Steuerrecht Beethovenstr. 1a, 97080 Würzburg, www.kanzleimartin.com Tel.: 0931 / 20 70 15-10 Mail: mail@kanzleimartin.com Alle Rechte vorbehalten. Alle Angaben ohne Gewähr, Irrtümer und Änderungen vorbehalten. Die Inhalte dieses Booklets wurden mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt. Wir über- nehmen jedoch weder Gewähr für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der bereitgestellten Inhalte noch die Haftung für etwaige Schäden, die aus der Benutzung der Inhalte entstehen. Die Nutzung der Inhalte erfolgt auf eigene Ver- antwortung des Lesers. Durch die Nutzung des Booklets kommt kein Vertragsver- hältnis mit uns zustande.3 Kanzlei für Heilberufe - Kanzlei Martin Liebe Leserin, lieber Leser, unser Motto ist nicht ohne Grund: „Erfolg ist kein Zufall!“ Mit der richtigen Beratung und der konsequenten Umsetzung werden Sie Ihre Praxis optimieren können und davon profitieren, dass Sie mit weniger Stress mehr verdienen. Um Ihnen zu veranschau- lichen was unsere Beratungsleistung umfasst, haben wir ein paar Punkte in diesem Booklet angesprochen. Dieses Booklet richtet sich an bereits niedergelassene Zahn- ärzte/ Zahnärztinnen, die sich Gedanken über ihre Praxis sowie ihre berufliche Zukunft machen und sich folgende Fragen stellen: Habe ich meine Praxis richtig im Griff? Bin ich zukunftsfähig aufgestellt? Hat meine Praxis ungenutztes Optimierungspotenzial? Wie kann ich meinen Umsatz erhöhen und meine Kosten reduzieren? Sollte ich mich mit Kollegen/ Kolleginnen zu einer Gemeinschaftspraxis zusammenschließen? Nutze ich meine Möglichkeiten zur Steueroptimierung? Bin ich in Sachen Vermögensaufbau auf einem guten Weg? In diesem Booklet geben wir Ihnen auf diese und viele weitere Fragen Antworten. Wir haben dabei auf unseren reichhaltigen Erfahrungsschatz aus der Beratung und der Begleitung von Arzt- und Zahnarztpraxen zurückgegriffen, um Ihnen häufig auftreten- de Probleme und „best practices“ aufzeigen zu können. Erfolg ist kein Zufall. Insofern gratulieren wir Ihnen zu der Entscheidung, dieses Booklet zu lesen und damit aktiv und bewusst Ihren persönlichen Weg zum Erfolg zu gestalten. Wir wünschen Ihnen viel Vergnügen bei der Lektüre!Kanzlei Martin - Kanzlei für Heilberufe 4 Inhaltsverzeichnis 1 Optimierung der Praxis ......................................................................6 1.1 Personalführung..............................................................................................6 1.2 Lohngestaltungen für Mitarbeitende ...............................................................7 1.3 Technischer Fortschritt ....................................................................................8 1.4 Prozessgestaltung und -optimierung ..............................................................8 1.5 Einhaltung der DSGVO ...................................................................................8 1.6 Praxisanalyse und Controlling ........................................................................9 1.7 Finanzierung .................................................................................................10 1.8 Mietvertrag ....................................................................................................11 2 Expansion ........................................................................................12 2.1 Marketing ......................................................................................................12 2.1.2. Internetauftritt.............................................................................................13 2.1.3. Druckerzeugnisse ......................................................................................14 2.1.4. Vorträge / sonstiges Engagement..............................................................14 2.1.5. Rechtlicher Rahmen für das Marketing .....................................................14 2.2 Expansion durch Anstellung..........................................................................14 2.3 Expansion durch Kooperation ......................................................................16 2.4 Vor- und Nachteile einer BAG .......................................................................16 2.5 Der Gesellschaftsvertrag ..............................................................................17 2.5.1. Gründung ...................................................................................................19 2.5.2. Betrieb .......................................................................................................21 2.5.3. Beendigung ...............................................................................................24 2.5.4. Folgen eines Vertragsverstoßes ................................................................26 2.6 Medizinisches Versorgungszentrum ............................................................28 3 Steuerliche Aspekte .........................................................................32 3.1 EÜR vs. Bilanzierung ....................................................................................32 3.2 Einkommensteuer .........................................................................................33 3.3 Weitere Beispiele für steuerliche Optimierungsmöglichkeiten ......................37 3.4 Umsatzsteuer ................................................................................................39 3.5 Gewerbesteuer .............................................................................................40 3.6 Erbschafts- und Schenkungssteuer ..............................................................41 3.7 Betriebsprüfung.............................................................................................41 3.8 Moderne Formen der Steuerberatung ..........................................................435 Kanzlei für Heilberufe - Kanzlei Martin 4 Vermögensaufbau ............................................................................44 4.1 Vermögensaufstellung ..................................................................................44 4.2 Kapitalbedarf .................................................................................................44 4.3 Vermögensanlagen .......................................................................................45 5 Unser Motto .....................................................................................51Kanzlei Martin - Kanzlei für Heilberufe 6 1 Optimierung der Praxis 1.1 Personalführung Die Praxis ist ein kleines Unternehmen. Das gesamte Team ist für den Erfolg von entscheidender Bedeutung. Personalprobleme bereiten vielen Zahnärzten/ Zahnärz- tinnen zunehmend Sorgen. Für den richtigen Umgang mit den Mitarbeitenden sollten daher einige Grundprinzipien beachtet werden: Machen Sie klare Ansagen. Gerade jüngere Praxisinhaber/ Praxisinhaberinnen lau- fen manchmal Gefahr, eine zu „freundschaftliche“ Umgangsform mit dem Personal zu wählen, insbesondere, wenn sie zuvor selbst in der Praxis angestellt waren. Eine Führungsrolle ist immer mit einer gewissen Abgrenzung gegenüber den Mitarbeiten- den verbunden. Formulieren Sie klar und bestimmt. In BAGs ist es wichtig, dass alle Gesellschafter/ Gesellschafterinnen gegenüber dem Personal einheitlich auftreten. Ihre Mitarbeitenden sind sehr wichtig für den erfolgreichen Betrieb der Praxis. Umso besser sie eingearbeitet sind, umso wertvoller werden sie für Sie. Betriebswirtschaft- lich ist es daher fast immer besser, Aufwand für das Halten langjähriger Mitarbeitender zu betreiben, als neue Mitarbeiter suchen und einarbeiten zu müssen. Sie können Mit- arbeitende an sich binden, indem Sie ihnen ein attraktives Gehalt und eine klare Zu- kunftsperspektive mit Entwicklungsmöglichkeiten bieten. Am besten vereinbaren Sie regelmäßige Mitarbeitergespräche, in denen Sie Leistung, Zufriedenheit und mögliche Weiterentwicklung der Arbeitnehmenden besprechen. Die Zahlung von Prämien auf- grund klar definierter Leistungskriterien erhöht ebenfalls die Motivation und Bindung an die Praxis. Bei der PZR haben sich umsatzabhängige Gehaltsbestandteile bewährt. Die PZR- Kräfte haben einen großen Einfluss auf die Patientenzufriedenheit und damit auf deren Bereitschaft, eine PZR in Anspruch zu nehmen. Eine umsatzabhängige Prämie kann den Umsatz und die Motivation der PZR-Kraft steigern. Bei angestellten Zahnärzten/ Zahnärztinnen ist es üblich sie an ihren Honorarumsät- zen zu beteiligen. So kann sichergestellt werden, dass der angestellte Zahnarzt/ die angestellte Zahnärztin dieselben Interessen verfolgt wie der Praxisinhaber/ die Praxis- inhaberin. 7 Kanzlei für Heilberufe - Kanzlei Martin 1.2 Lohngestaltungen für Mitarbeitende Um Ihren Mitarbeitenden mehr Netto vom Brutto zahlen zu können, gibt es die Mög- lichkeit, steuer- und teilweise sozialversicherungsfreie, meist zweckgebundene Zah- lungen zu leisten bzw. Leistungen zu gewähren, die pauschal besteuert werden. Diese begünstigten Zusatzleistungen sind meist an konkrete Voraussetzungen geknüpft und in der Regel zusätzlich zum ohnehin gezahlten Arbeitslohn zu leisten. Nachfolgend erhalten Sie einige Beispiele, um Mitarbeitenden einen finanziellen Vorteil zu verschaffen, ohne den Bruttolohn erhöhen zu müssen. Für einzelne Arbeitnehmende können zum Beispiel die Bezuschussung von Krippen- und Kindergartengebühren oder die Gesundheitsförderung bis zu einem Betrag von 600,00 € oder auch die (steuerfreie) Überlassung von Telekommunika- tionsgeräten interessant sein. Den Arbeitnehmenden können Zuschüsse zu den Fahrtkosten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte von bis zu 0,30 € pro Entfernungskilometer gezahlt werden. Der Zu- schuss ist mit 15 % pauschaler Lohnsteuer zu versteuern. Ein Abzug der Entfernungs- pauschale bei Ihren Mitarbeitenden im Rahmen der persönlichen Einkommensteuer scheidet dann allerdings aus. Eine Alternative zu kleineren Bonuszahlungen ist die Gewährung von Erholungsbeihilfen, die vom Arbeitgeber/ von der Arbeitgeberin pau- schal mit 25 % versteuert werden können. Ebenfalls gerne genutzt wird die monatliche Zuwendung von Warengutscheinen als Sachbezüge, die bis 50,00 € im Monat steuerfrei ausgegeben werden können. Zu Brutto Lohn Sozilversicherung AN Sozialversicherung AG „normales“ Gehalt Brutto Gehalt steuerfreie Leistungen pauschale besteuerte Leistungen pauschale LSt AG Netto Lohn Netto Lohn LohnsteuerNetto LohnKanzlei Martin - Kanzlei für Heilberufe 8 beachten ist dabei, dass es sich bei den 50,00 € um eine Freigrenze handelt und der Betrag auf keinen Fall überschritten werden sollte, da sonst die Zuwendung insgesamt steuer- und sozialversicherungspflichtig wird. Die Grenze darf auch nicht durch andere Sachbezüge bereits ausgeschöpft sein. Wir empfehlen daher, nicht den gesamten Be- trag von 50,00 € monatlich für die Warengutscheine auszuschöpfen. Es ist stets ratsam solche Lohngestaltungsmodelle von spezialisierten Kanzleien prüfen und durchführen zu lassen. 1.3 Technischer Fortschritt Hier gilt das Motto: „Wer nicht mit der Zeit geht, geht mit der Zeit“. Der technologische Wandel sollte an Ihrer Praxis nicht spurlos vorbeigehen. Andernfalls laufen Sie Gefahr, von den Mitbewerbern/ Mitbewerberinnen abgehängt zu werden und durch technolo- gische Fortschritte erzielbare Effizienzsteigerungen oder bessere Behandlungsergeb- nisse zu verpassen. 1.4 Prozessgestaltung und -optimierung Wie in jedem Betrieb wird auch in Zahnarztpraxen die Wertschöpfung durch das Zu- sammenspiel verschiedener Prozesse erreicht. Diese entstehen oftmals automatisch oder zunächst provisorisch, ohne dass sie später noch einmal überprüft werden. Von der Begrüßung der Patienten/ Patientinnen am Empfang und am Telefon über die Personaleinteilung bis hin zur Vor- und Nachbereitung der Behandlungsräume und der entsprechenden Dokumentation gibt es viele Bereiche, die man sich genauer an- schauen sollte. Erste Optimierungshinweise lassen sich den Qualitätssicherungs- und Qualitätsmanagementrichtlinien entnehmen. Die betriebswirtschaftliche Optimierung der Abläufe besprechen Sie am besten mit einem Berater, der sich mit Zahnarztpraxen gut auskennt. 1.5 Einhaltung der DSGVO Die europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist seit Mitte 2018 verbind- lich. Auch Praxisinhaber/ Praxisinhaberinnen sind von diesen Regelungen betroffen und bei Nichteinhaltung von hohen Bußgeldern bedroht. Umso ärgerlicher ist es, wenn die erforderlichen Maßnahmen nicht umgesetzt werden oder im Tagesgeschäft untergehen. Sind in Praxen mindestens 20 Personen mit Datenverarbeitung in Kontakt, muss ein Datenschutzbeauftragter/ eine Datenschutzbeauftragte benannt werden. Diese Aufgabe sollte nicht der Praxisinhaber/ die Praxisinhaberin oder ein leitender 9 Kanzlei für Heilberufe - Kanzlei Martin Angestellter/ eine leitende Angestellte übernehmen. Die benannte Arbeitskraft muss ihre Pflichten als Datenschutzbeauftragter weisungsfrei erfüllen können. Um zu ver- hindern, dass wichtige Datenschutzaspekte aus Angst vor einer Kündigung nicht durchgesetzt werden, genießt der/ die Datenschutzbeauftragte einen besonderen Kündigungsschutz. Dieser gilt noch für ein Jahr nach seiner Abberufung als Daten- schutzbeauftragter/ Datenschutzbeauftragte. Der Kündigungsschutz verhindert aller- dings nur die ordentliche Kündigung, nicht aber eine Kündigung aus wichtigem Grund. In der Praxis muss darüber hinaus u. a. ein umfangreiches Verzeichnis über alle Datenverarbeitungstätigkeiten geführt werden. Sie müssen auch nachweisen kön- nen, dass eine Analyse der notwendigen Maßnahmen zur Datensicherheit durchge- führt und dokumentiert sowie Vereinbarungen mit beauftragten IT-Dienstleistern getroffen und die Patienten/ Patientinnen über die Verarbeitung ihrer Daten infor- miert wurden. Die für Sie notwendigen Maßnahmen zur Datenschutzkonformität kann ein speziali- sierter Berater mit Ihnen analysieren und umsetzen. 1.6 Praxisanalyse und Controlling Die betriebswirtschaftlichen Zahlen geben versierten Beratern Aufschluss über die Praxis und ihr Optimierungspotential. In unserer Kanzlei haben wir eine betriebswirtschaftliche Praxisanalyse entwickelt, mit welcher die Umsatz- und Kostenstruktur einer Praxis aufgeschlüsselt dargestellt und mit vergleichbaren Praxen aus unserer umfangreichen Datenbank verglichen werden kann. Dieses Controlling Instrument wird von unseren Mandanten/ Mandantinnen be- geistert angenommen. Grundlage der Auswertung ist die laufende Finanzbuchhaltung. Hierin werden Ihre Ge- schäftsvorfälle buchhalterisch erfasst. Im Wesentlichen sind das die Einnahmen und Ausgaben, welche in der Regel über die betrieblichen Bankkonten sowie die Kasse abgewickelt werden. Die Sachverhalte werden unter Berücksichtigung der gesetzli- chen Vorgaben sowie betriebswirtschaftlicher Aspekte auf die entsprechenden Konten verbucht. Daraus ergibt sich im Anschluss Ihre Praxisanalyse. Hierdurch erkennen wir, welche Maßnahmen in Zukunft vorzunehmen sind. Des Weiteren können wir durch die Praxisanalyse in enger Abstimmung mit dem Pra- xisinhaber/ der Praxisinhaberin weiteres Optimierungspotenzial und Maßnahmen zur Zielerreichung aufzeigen.Next >